La sala di studio dell’Archivio di Stato di Bologna è aperta al pubblico, su prenotazione, nei giorni di lunedì, mercoledì, giovedì e venerdì dalle ore 9.00 alle ore 13.30 e il martedì pomeriggio, dalle 12.30 alle 17.00.
1. MODALITÀ DI PRENOTAZIONE
L’accesso è consentito a un numero massimo di 10 persone al giorno, esclusivamente per la consultazione dei pezzi richiesti (vedi punto 2) e degli inventari in formato cartaceo o digitale. Alle postazioni 1-4 sono collegati anche 4 computer per la consultazione delle banche dati e degli inventari digitalizzati. Gli studiosi delle postazioni 5-10 potranno invece consultare esclusivamente gli inventari cartacei.
È necessaria la prenotazione, che può essere effettuata esclusivamente via mail, all’indirizzo
as-bo.prenotazioni@cultura.gov.it.
Non è possibile prenotare più di tre sedute complessivamente.
Non è possibile prenotarsi direttamente in Archivio, negli stessi giorni di presenza in Istituto.
Possono prenotare l’accesso alla sala solo gli utenti già registrati e con domanda di ammissione rinnovata per l’anno in corso. Si ricorda la domanda di ammissione va ripresentata all'inizio di ogni anno solare.
Gli utenti non registrati o con domanda scaduta devono scrivere alla casella di posta as-bo.prenotazioni@cultura.gov.it per richiedere la registrazione o il rinnovo della domanda, allegando l’apposito modulo con le informazioni anagrafiche, debitamente compilato e corredato da copia di documento d’identità in corso di validità. Qualora l’utente risulti non iscritto o la domanda non risulti rinnovata, non sarà consentito l’accesso alla sala.
La prenotazione è in ogni caso subordinata a conferma da parte dell'Istituto.
2. MODALITÀ DI RICHIESTA DEI DOCUMENTI/MATERIALE
La richiesta deve essere inoltrata all’indirizzo as-bo.prenotazioni@cultura.gov.it.
È possibile richiedere un massimo di 3 pezzi al giorno, da consultare con possibilità di tenere in deposito tutti i pezzi. È consentito rinnovare il deposito per 30 giorni e per un massimo di 2 rinnovi consecutivi.
La richiesta può essere effettuata contestualmente alla prenotazione o in un momento successivo, ma comunque con un anticipo di almeno 2 giorni lavorativi rispetto al giorno in cui è previsto l’accesso in Archivio per consentire una efficace organizzazione del prelevamento. Diversamente i pezzi non potranno essere resi disponibili.
È possibile richiedere in consultazione pezzi di cui siano indicati tutti gli elementi identificativi (fondo, serie, numero dell’unità); nel caso in cui si sia in possesso di informazioni generiche è possibile chiedere, contestualmente alla richiesta di prenotazione, una prericerca (che sarà svolta dall’archivista) che porti all’individuazione esatta dei pezzi da richiedere. Qualora non si abbia conferma dell'esito positivo della prericerca, non è garantita la consultazione dei documenti richiesti, mentre sarà ugualmente possibile occupare la postazione per consultare gli inventari. Non è più possibile inoltrare le richieste direttamente dalle postazioni informatiche presenti in sala.
3. MODALITÀ DI ACCESSO ALLA SALA DI STUDIO
Per poter accedere all’Archivio, è necessario:
- indossare una mascherina chirurgica (o ffp2) e igienizzarsi accuratamente le mani;
- effettuare la rilevazione della temperatura. In caso di valore superiore ai 37,5 °C, non sarà possibile accedere; in questo caso, i dati della rilevazione verranno memorizzati e conservati fino al termine dell’emergenza. Si invita a prendere visione dell’informativa relativa al trattamento dei dati personali:
All’ingresso in Archivio avverrà l’identificazione e la verifica dell’effettiva prenotazione di accesso alla sala. Ad ogni utente verrà assegnato un numero di ingresso e il relativo armadietto dove riporre gli effetti personali.
Si ricorda che gli oggetti che è possibile introdurre in sala sono quelli previsti dal Regolamento della sala di studio, ancora vigente per tutte le norme non in contrasto con le presenti disposizioni. In particolare, nessun materiale (carta, penna, matite, ecc.) potrà essere messo a disposizione da parte dell’Archivio di Stato di Bologna.
Si rammenta la necessità di indossare la mascherina per tutto il periodo di permanenza in Archivio e di mantenere il distanziamento interpersonale di almeno 1 m.
4. MODALITÀ DI CONSULTAZIONE E NORME DI COMPORTAMENTO
All’ingresso in sala, l’utente prende possesso del tavolo contrassegnato dal numero ricevuto all’ingresso, per consultare il materiale richiesto, che gli sarà messo a disposizione sul tavolo vicino. Non si effettuano prelievi di pezzi in tempo reale. I pezzi vanno consultati sempre uno alla volta.
Sono inoltre a disposizione degli utenti 4 postazioni informatiche, contrassegnate dal numero assegnato all’ingresso, per la consultazione delle banche dati e degli inventari digitalizzati.
Sono inoltre disponibili alcune lenti di ingrandimento e 3 lampade di Wood. Tutti questi strumenti, una volta utilizzati, non possono essere condivisi con gli altri utenti presenti in sala.
La sorveglianza dell’utente avviene da remoto, attraverso l’utilizzo di telecamere, da parte di 2 addetti nelle due sale attigue alla sala di studio. Il personale di vigilanza ha l’autorità di intervenire in caso di necessità e di comportamenti a rischio.
Non è prevista la presenza fissa dell'archivista in sala di studio; chi ha bisogno di consulenza archivistica potrà richiederla contattando il personale in portineria.
Il servizio di consultazione dei microfilm non può essere fornito; tuttavia, saranno progressivamente rese disponibili sulle postazioni informatiche le digitalizzazioni da microfilm già realizzate.
Si invita l’utenza, laddove possibile, a eseguire le fotoriproduzioni del materiale archivistico con mezzi propri. Ciascun utente ha a disposizione una copia del modulo di dichiarazione delle riproduzioni effettuate, che lascerà sul tavolo al momento di uscire dalla sala.
Le fotoriproduzioni a cura del Laboratorio vanno richieste esclusivamente per mail all’indirizzo as-bo.fotoriproduzione@cultura.gov.it, indicando con precisione cosa si desidera. Le riproduzioni potranno essere fornite, come da Carta dei servizi, fino a 30 giorni dalla data della richiesta. Il pagamento non potrà essere effettuato in contanti. Si rimanda alle indicazioni contenute nella pagina relativa al Servizio di fotoriproduzione.
I volumi e i periodici della biblioteca rimangono a disposizione dell’utenza, secondo il regolamento della biblioteca, ma vanno preventivamente richiesti alla casella as-bo.prenotazioni@cultura.gov.it. È possibile richiedere fino a un massimo di 3 pezzi per seduta, con possibilità di deposito.
L’utente dovrà lavarsi bene le mani dopo ogni accesso in bagno (accesso che sarà contingentato), anche utilizzando l’apposita soluzione alcoolica messa a disposizione dall’Istituto. Carta e altri rifiuti vanno gettati nella pattumiera all’ingresso. Non è consentito l’accesso alla sala ristoro, né più in generale l’accesso ai locali posti oltre la porta in fondo alla sala.
Al termine della consultazione, l’utente, qualora voglia tenere in deposito la documentazione, dovrà provvede personalmente a ricollocare i pezzi sulla scaffalatura in fondo alla sala, in corrispondenza della lettera iniziale del proprio cognome. Qualora invece l’utente voglia scaricare la documentazione dovrà provvedere a collocare la stessa negli appositi carrelli in fondo alla sala.
Dopo la chiusura, l’intera sala e la strumentazione utilizzata dagli utenti, nonché i bagni e gli altri spazi comuni, sono sottoposti a profonda e accurata pulizia.