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ATTENZIONE - Si avvisa che per richiedere le rirpoduzioni occorre inviare una mail all’indirizzo as-bo@cultura.gov.it, indicando con precisione cosa si desidera. Le riproduzioni potranno essere fornite, come da Carta dei servizi, fino a 30 giorni dalla data della richiesta. Il pagamento va effettuato collegandosi al sito https://pagonline.cultura.gov.it/
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Presso l'Archivio di Stato di Bologna è attivo un laboratorio di fotoriproduzione, che offre agli utenti la possibilità di avere copie digitali e stampe dei documenti.
Nato nei primi anni '50 del XX secolo, il laboratorio svolgeva inizialmente solo quello che a tutt'oggi viene denominato "servizio interno"; a partire dalla fine degli anni '80 venne introdotto il "servizio al pubblico" per la riproduzione di documenti su richiesta di terzi.
Oggi, abbandonati i supporti analogici, il laboratorio di fotoriproduzione può avvalersi di una strumentazione completa per la realizzazione di immagini digitali: uno scanner piano e fotocamere digitali reflex adeguatamente accessoriate.
Fotoriproduzione con mezzi propri
Gli utenti della sala di studio possono riprodurre gratuitamente, con mezzi propri, i documenti in consultazione, previa compilazione dell’apposito modulo con i propri dati e con gli estremi identificativi dei pezzi riprodotti in giornata. Ai sensi dell’art. 108 del D. Lgs. 42/2004, e come stabilito dalle circolari 33 e 39 del 2017 della Direzione Generale Archivi, le riproduzioni devono essere eseguite con modalità che non comportino alcun contatto fisico con il bene, né l’esposizione dello stesso a sorgenti luminose, né l’uso di stativi o treppiedi.
A tutela del diritto d’autore, non è consentita la riproduzione degli inventari che non risultino pubblicati.
Resta soggetta ad apposita autorizzazione, in base all’art. 88, comma 5, del R.D. 1163/1911, la riproduzione integrale di fondi archivistici, serie archivistiche complete o parti sostanziali di esse.
Fotoriproduzione presso il laboratorio dell’Archivio di Stato
Per richiedere le riproduzioni del materiale archivistico in consultazione, occorre compilare l’apposito modulo e provvedere al pagamento anticipato dei relativi importi a titolo di rimborso spese, come stabilito in base al tariffario ministeriale in vigore.
Le richieste possono essere presentate per motivi di studio e per uso strettamente personale, per scopi amministrativi o per pubblicazione (vedi sotto).
Il rimborso spese è sempre dovuto, anche nel caso di riproduzione di documenti non consultabili in originale, ma ripresi da banche dati create dall’Amministrazione.
È possibile richiedere riproduzioni anche per corrispondenza (as-bo@cultura.gov.it), indicando esattamente la corretta segnatura e comunque tutti gli elementi necessari per l’identificazione dei documenti. L’Istituto provvederà a comunicare i costi e il pagamento dovrà essere effettuato anticipatamente (vedi sotto).
Richiesta di riproduzioni per uso amministrativo
Possono essere richieste riproduzioni dei documenti per uso amministrativo, dietro pagamento di corrispettivo a titolo di rimborso spese, come in tutti gli altri casi.
Qualora la richiesta preveda il rilascio di copie conformi all’originale ai sensi dell’art. 18 del DPR 445/2000, è richiesta la compilazione dell’apposito modulo con l’applicazione di una marca da bollo per uso amministrativo (€ 16,00), ai sensi dell’art. 3 della Tariffa all. A parte I del DPR 642/1972.
Le copie conformi all’originale (o autentiche) sono assoggettate all’imposta di bollo nella misura di € 16,00 per foglio (composto da quattro facciate), ai sensi dell’art. 1 della stessa Tariffa all. A parte I del DPR 642/1972, a meno che l’uso per il quale la copia è richiesta non rientri tra quelli per i quali è prevista l’esenzione in base alla tabella all. B del DPR 642/1972 o non ricada in ulteriori eventuali eccezioni, che devono in quest’ultimo caso essere indicate dal richiedente.
Comunicazione/autorizzazione a pubblicare
In caso di pubblicazione, viene richiesta la compilazione di un apposito modulo di comunicazione/autorizzazione.
La sola comunicazione (opzione 1 del modulo), che non prevede il pagamento né del corrispettivo pari a 3 volte l’importo dovuto per la riproduzione, né della marca da bollo, è prevista nei seguenti casi (circolare 50 del 1995 del Ministero per i beni culturali e ambientali e circolare 39 del 2017 della Direzione Generale Archivi):
- opera senza fini di lucro o, nel caso di pubblicazioni on line, pubblicazioni che perseguano finalità scientifiche o pedagogiche, non beneficino di inserzioni pubblicitarie o commerciali e non siano soggette ad accesso a pagamento;
- libri con tiratura inferiore alle 2000 copie e con prezzo di copertina inferiore a 77,47 €;
- periodici di natura scientifica.
Si precisa che in caso di sola comunicazione non è prevista una risposta da parte dell’Archivio di Stato di Bologna.
In tutti gli altri casi di pubblicazione, invece, è previsto – in base al Decreto del Ministero per i beni culturali e ambientali dell’8 aprile 1994 – il rilascio di un’apposita autorizzazione e il pagamento di un corrispettivo pari a tre volte l’importo richiesto per le riproduzioni in base al tariffario.
Per ottenere l’autorizzazione, occorre presentare una richiesta (opzione 2 del modulo di comunicazione/autorizzazione), corredata da una marca da bollo per uso amministrativo (€ 16,00).
Il pagamento della marca da bollo non è dovuto da parte delle amministrazioni dello Stato, Regioni, Province, Comuni, loro consorzi e associazioni, nonché Comunità montane, e delle ONLUS, che possono avvalersi, rispettivamente, dell’esenzione ai sensi della tabella all. B, artt. 27-bis e 16 del DPR 642/1972.
Successivamente alla pubblicazione, in base al Decreto dell’8 aprile 1994 è in ogni caso richiesta la consegna di una copia dell’opera prodotta all’Archivio di Stato di Bologna.
Modalità di pagamento
Le spese di riproduzione e i canoni di concessione, quando dovuti, devono essere saldati anticipatamente, a seguito della ricezione del preventivo di spesa.
Il pagamento delle spese di riproduzione può essere effettuato unicamente tramite la piattaforma PagoPA collegandosi al sito https://pagonline.cultura.gov.it/ con il browser Firefox.
Per poter usufruire dei servizi, è necessario registrarsi (REGISTRAZIONE) e attivare l’utenza inserendo i dati ricevuti via mail subito dopo la registrazione (ATTIVAZIONE).
Per il pagamento delle riproduzioni, occorre selezionare la voce di menu ACQUISTA SERVIZIO e successivamente compilare i campi come di seguito indicato.
Ente: Archivio di Stato di Bologna
Servizio: Servizio di Fotoriproduzioni
Quantità: 1
Prezzo: inserire l’importo come da preventivo ricevuto, nel formato 00.0 (non usare la virgola ma il punto)
Dettaglio causale: inserire il riferimento di protocollo (n. prot. XXXX/2021) come da preventivo ricevuto.
Cliccare quindi su AGGIUNGI AL CARRELLO.
Al termine della o delle operazioni, cliccare su VISUALIZZA CARRELLO per visualizzare tutti i pagamenti inseriti e cliccare su INVIA PAGAMENTO, effettuando poi l’accesso tramite SPID o mail e proseguendo selezionando la modalità di pagamento ed effettuando il pagamento stesso.
Per eliminare i pagamenti, in caso di errore o duplicazione, tornare indietro ad ACQUISTA SERVIZIO e cliccare su CANCELLA CARRELLO.
Una volta effettuato il pagamento, è possibile visualizzare gli acquisti nella sezione VISUALIZZA ACQUISTI da dove è scaricabile, dopo pochi minuti, la ricevuta in formato PDF.
Non è necessario inviare la ricevuta di avvenuto pagamento in quanto la stessa è visualizzabile anche dagli operatori dell’Archivio di Stato di Bologna e riconducibile alla richiesta tramite il numero di protocollo.
Per la marca da bollo è richiesto l’invio a mezzo posta o la consegna a mano. Per i soli residenti all'estero è necessario eseguire il versamento di € 16,00 tramite bonifico:
- IBAN: IT07Y0100003245348008120501;
- codice BIC: BITAITRRENT;
- intestato a: Tesoreria dello Stato;
- causale del versamento: “Imposta di bollo”.
Si informa che, trattandosi di riproduzioni eseguite dalla pubblica amministrazione statale con tariffa a titolo di rimborso spese, non è previsto il rilascio di fattura.
Secondo le disposizioni ministeriali, effettuato tale versamento, potranno attivarsi le operazioni di riproduzione e l'invio sarà effettuato tramite email.
Responsabile del servizio, Francesca Delneri
