L’attività degli Archivi di Stato non consiste unicamente nel conservare documenti e nel farli consultare su richiesta. Per rendere il materiale documentario pienamente fruibile occorre infatti non soltanto curarne la conservazione materiale, ma studiarlo e inventariarlo, ossia descriverlo in modo adeguato, e poi fare in modo che i risultati vengano comunicati all'esterno.
Presso i nostri Istituti si svolgono quindi da sempre attività di studio e di ricerca, che hanno dato luogo nel tempo a pubblicazioni, mostre, eventi quali convegni, seminari, presentazioni di libri e di audiovisivi. Queste attività vengono spesso svolte in collaborazione con altri Istituti culturali e Associazioni cittadini, e formalizzate attraverso convenzioni e protocolli d’intesa. Antica e fruttuosa è la collaborazione dell'Archivio di Stato di Bologna con la locale Università, così come con la Deputazione di storia patria. Più recentemente, la collaborazione con le Fondazioni bancarie cittadine ha reso possibile portare a termine interessanti progetti di riordinamento e inventariazione.
L’attività di vigilanza sugli archivi degli uffici statali operanti in ambito provinciale ha inoltre consentito di accrescere nel tempo la quantità del materiale documentario conservato e di assicurare la corretta gestione di quello che ancora permane fuori dall’Istituto.